Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента. Планирование дня как максимально использовать время

Содержание

25 работающих техник тайм-менеджмента

Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента. Планирование дня как максимально использовать время

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10-3-2-1-0:

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие  отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Онлайн-курс

Источник: https://Bakunin.com/time-management-techniques/

Управление временем. Третий модуль курса по повышению личной эффективности

Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента. Планирование дня как максимально использовать время
Елена Клишина Бизнес-тренер, эксперт в менеджменте, коммуникациях, деловой и личной эффективности. Предприниматель, создатель проекта easy-steps.ru. Практик с многолетним опытом работы в российских и западных компаниях.

Любимое дело — помогать людям жить талантливо, успевать главное, оставаясь в балансе с самим собой и окружающим миром.

  • easy-steps.ru
  • .com/klishina.e
  • .

    com/pifiya

  • «Формула успеха» — банальное название для курса, но для меня в нем есть особая сила.

    Успех у каждого свой. Каждый из нас настолько уникален, что все стандарты, системы и правила — бессильны. И только при желании и внимательном отношении к себе и своей жизни мы можем создать свою особую формулу, которая поможет сделать жизнь максимально наполненной, счастливой и гармоничной. Счастливой — в вашем понимании.

    Именно поэтому я не люблю навязывать какие-то стандарты и правила, а всегда предлагаю поэкспериментировать, поисследовать инструменты и посмотреть, подходит ли вам данный метод, если да, то почему? Если нет, то чего вам не хватает? И как сделать так, чтобы он начал работать на вас?

    Только вы можете создать свой уникальный свод правил личной эффективности. А наша задача с «Жить интересно!» — вам в этом помочь, подкинув идеи для исследования.

    Моя формула успеха — быть в контакте с самой собой, знать свои ценности и цели и уметь фокусироваться на них с помощью стратегий концентрации и каждый день двигаться к целям, максимально эффективно используя время. Для этого важно быть в ресурсе, иметь силы и энергию. Теперь задача — построить вашу формулу 🙂

    Хорошо если вам удалось поработать с ценностями и целями в первом модуле, определить приоритеты и сфокусироваться на главном во втором.

    Теперь приступаем к текущему планированию — планированию вашего дня в третьем модуле «Управление временем».

    Про управление временем уже написано и сказано столько, что вряд ли можно вас удивить.

    Мне очень хотелось бы вам рассказать о массе интересных и полезных инструментов, но в одной статье это сделать нереально, да и в «Жить интересно!» постоянно появляются интересные заметки об опыте использования различных систем: GTD, Agile results, методики Глеба Архангельского.

    Поэтому я напишу о самом главном, по моему мнению. О том, что помогает дружить со временем. Здесь вы не найдете сложных инструментов. Все максимально просто и нацелено на движение к целям. Я твердо уверена, что любая система управления временем не должна требовать много ресурсов на ее поддержание. Я опробовала массу систем и лучших практик и на поверхности осталось следующее:

    1. Задачи, которые выводят вашу жизнь на новый уровень

    Надеюсь, ваши вдохновляющие цели перед глазами? Видя желанную мечту, образ результата перед собой, вам легко будет составить ежедневный план, всего лишь ежедневно задавая себе вопрос: «Какие три самые важные задачи я должен сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой жизни»?

    Итак, первое, каждый день задавать себе вопрос: «Какие три приоритета я ставлю себе на этот день?». И делать эти задачи. Вспомните прошлый модуль про фокус и концентрацию на целях.

    Проверка правильности постановки приоритетов: вы должны видеть очевидную связь между решаемой задачей и вашей желанной целью в будущем. Только тогда ваш план будет работать.

    2. Рутина

    Вы спросите, а что делать с наплывом ежедневных рутинных задач, которые отнимают массу времени и сил? Попробуйте следующий способ:

    • Выпишите все мелкие задачи, которые занимают от 5 до 15 минут времени сплошным списком.
    • В течение дня выделите время, например час или полчаса, поставьте таймер и начните делать эти задачки одну за одной.

    Сработайте на результат. Перещелкайте свои мелкие задачки, как орешки. Чтобы не погрязнуть в рутинных задачах, как это обычно бывает, работайте с ними именно с таймером и соблюдайте принцип: одно дело — в один момент времени, то есть никаких отвлечений.

    Закончили одно краткосрочное дело, вычеркнули его из списка, приступили к другому.
    Источник фото: Flickr

    3. «Час силы»

    Есть главные задачи дня, как правило, они важные, но не срочные, а есть срочная рутина. Что первичнее?

    Здесь попробуйте на выбор две стратегии. Я очень люблю начинать свой день с «Часа силы».

    Для этого я стала вставать раньше на час и посвящать это время приоритетным задачам — не срочным, а тем, что серьезно продвинут меня на новый уровень.

    Утром, после стандартных утренних процедур, не включая телефоны, телевизоры, не заходя в соцсети, я посвящаю эти спокойные утренние часы самым важным личным целям — целям для дела, тела и души.

    Говорят, что сила воли — ограниченный ресурс. То есть, в течение дня мы принимаем так много крупных и мелких решений, что под вечер ни силы, ни воли ни на что не остается 🙂 Именно поэтому — утро.

    В чем кайф? День только начался, а ты уже молодец, сделал свою самую главную задачу дня.

    Заряд энергии неимоверный! Если вам интересна идея «Часа силы», но нужна помощь в формировании привычки к ранним подъемам, вы можете присоединиться к нашей группе в Фейсбуке «Марафон ранних пташек», которую я создала специально для всех желающих, кто хочет вставать рано для движения к своим целям. В ней мы с единомышленниками помогаем различными техниками и рекомендациями 🙂

    Если же у вас утром всегда есть масса мелких задач, которые нужно решить, вы просто даете себе полчаса, ставите таймер. И за эти полчаса выполняете задачи организационного характера: согласуете время встреч, делаете звонки, даете поручения сотрудникам, составляете и согласуете планы на день.

    То есть задачи, без которых день не начнется. А затем уже по-возможности ставите телефон на беззвучный режим и час посвящаете своим приоритетным задачам.

    Здесь как раз отлично действует «Метод помидора».

    Работаем без отвлечений 25 минут над приоритетной задачей, затем выныриваем, оглядываемся вокруг, смотрим, что еще из задач прилетело и требует вашего внимания. Не надо ли сменить приоритеты?

    С приоритетными и рутинными задачами разобрались.

    4. Пожиратели времени

    Вы сами знаете свои грешки:кто-то сидит в соцсетях, бессмысленно ставя лайки во фендленте, кто-то «зависает» в разговорах или перед телевизором, кто-то не умеет сказать «нет» и реагирует на все внешние раздражители, выполняя чужие желания, а не свои.

    Поэтому в план на день стоит включить одну задачу по работе с таким поглотителем. Просто ставим в план пункт: «Избегать поглотителя». Например, соцсети.

    Обращая внимание на важный для вас показатель, вы включите внутренний будильник и станете более осознанно использовать время.

    5. Ритм

    У каждого из вас есть свой ритм. Кто-то жаворонок,а кто-то сова, кто-то марафонец и в силах делать длинные забеги, а кто-то спринтер, как я — высокопродуктивен, но в короткое время. Исходя из понимания себя, вы планируете свои дела. Жаворонкам лучше ставить самые сложные приоритетные задачи на утро, совам — во второй половине дня.

    Марафонцы прекрасно работают 3-4 часа подряд, спринтеры дают резкий старт и могут выдать максимальную продуктивность в течение часа-полутора, а потом быстро выдыхаются, поэтому им лучше планировать работу блоками.

    Таким образом, зная свой ритм, поставьте в план самую трудную задачу, с самым высоким приоритетом на то время, когда вы наиболее продуктивны.

    А простые рутинные задачи, не требующие больших усилий, смело ставьте в «непродуктивные» часы.

    Итак, добавляем в план сложную задачу с высоким приоритетом в высокопродуктивное время. Задачи с низким приоритетом объединяем в блоки и делаем в низкопродуктивное время.

    6. Отдых

    А теперь самое главное и самое любимое: ваш отдых! Думали ли вы, что планирование можно начинать с планирования отдыха? Для чего? Нейл Фьоре предложил нам замечательный инструмент «Анти-расписание». Что это такое? Многие из нас терпеть не могут делать план дня. Чтобы как-то себя замотивировать, рекомендую использовать этот прием.

    Итак, прежде, чем планировать свою работу, запланируйте свой отдых — решите, как вы будете восстанавливать энергию в течение дня и внесите это в свой календарь:

    • свободное время, отдых и чтение;
    • пятиминутки в течение дня
    • занятия спортом: танцы, бег, фитнес;
    • встречи с друзьями и близкими;
    • обучение, мастер-классы и время для хобби.

    Чем больше вы качественно отдыхаете, тем более продуктивными и энергичными вы будете. Здоровье и восстановление душевных сил должно стать для вас приоритетом. И вы должны вносить его в свое расписание перед тем, как планировать работу.

    Более того, если вы вносите отдых в свой календарь, вы избавляетесь от обманчивого ощущения, что времени много. Это позволяет вам быть более сконцентрированным на задачах и не распыляться.

    И что самое приятное, антирасписание делает планирование приятным :). Попробуете?

    Антирасписание работает как вознаграждение за праведные труды и вы знаете, что если сделаете приоритетные задачи, наградите себя заслуженным отдыхом.

    Ну что, давайте подводить итоги. Вот самые основные этапы планирования дня.

    Несложно, но эффективно. Продуктивных вам дней на этой неделе!

    Будут вопросы — пишите!

    Саморазвитие #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент #Цели 

    Источник: http://interesno.co/myself/7a81fe9f91ad

    Советы по тайм менеджменту, которые изменили мой подход к планированию времени

    Повышаем эффективность: использование систем тайм-менеджмента. Планирование дня как максимально использовать время

    Привет, друзья!

    Буквально сегодня я написал едкий пост в соцсети о том, как рынок начинает формировать наши потребности, вместо того, чтобы наоборот — их удовлетворять.

    И в этот раз в мой прицел попали всякие коучи, намеренно усложняющие любой процесс, на котором они свято хотят заработать.

    Конечно, я активно фильтрую жадных до любой нашей копеечки от тех, кто берет деньги за глубокий и всесторонний консалтинг. Ибо, как я уже писал, халява — губительна.

    Сегодня же хочу рассмотреть те советы по тайм менеджменту, которые я получил от знающих людей и которые мне удалось отработать на собственном опыте, чтобы показать, насколько это все может быть простым и понятным, без каких-либо искусственных усложнений.

    Начнем, как обычно, с определений:

    Что такое тайм менеджмент?

    Говоря буквально это — «управление временем». Конечно, в реальности управлять им нельзя, ибо время никак не зависит от наших манипуляций: оно не растягивается и не сжимается.  А лишь как вода — шустро утекает сквозь пальцы.

    Стоишь такой в конце месяца и думаешь: «а что я сделал за этот месяц». Чтобы такого не происходило и каждый отведенный момент смог использоваться более эффективно, мы и используем самые простые уловки тайм-менеджмента:

    1. Планирование
    2. Расстановка приоритетов
    3. Дробление большой задачи на подзадачи
    4. Концентрация на 1 задаче в каждый отдельный момент времени
    5. Подведение итогов

    Собственно говоря и все! К этим простым 5 пунктам я и буду сводить все последующие рекомендации.

    Совет 1. Правильное Планирование (ПП)

    Планы — это карты маршрутов, по которым проще всего пробираться к пункту назначения. Без них наши усилия становятся рассеянными и мы тратим кучу времени на попытки выбора следующего действия.

    Часто эти поиски нами не осознаются, а когда мы все-таки останавливаемся на каком-то действии, чаще всего это оказывается какой-то случайно зацепившейся за наш ум чепухой, типа просмотра роликов на ютьюбе и бездумное поглощение еды.

    Планирование при всех своих минусах делает наш ум более гладким и концентрированным. Не распаляешься на ерунду и учишься проживать текущий момент более полно.

    Как планировать?

    • Напишите с вечера те дела, которые будете делать на следующий день (в каком виде будет ваш планировщик — не важно. Ищите свой стиль и свои инструменты. Здесь важней музыка структурирования, которую Вы будете «играть»).
    • Не переусердствуйте. 6-7 задач на день — более чем достаточно.
    • Сведите задачи к простым действиям-глаголам: прочитать статью об SSL, сходить на почту, ответить на письмо господина N.
    • Будьте готовы к неожиданностям и радуйтесь «чертям из табакерки», неожиданным задачам, которые надо делать здесь и сейчас. Непостоянство — закон природы. Планирование — лишь инструмент Вашей внутренней гармонизации, но никак не метод борьбы с Законами.

    Источник: https://idea37.info/samorazvitie/sovety-po-tajm-menedzhmentu/

    Поделиться:
    Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.